Odoo Expense Card – Spesenprozesse digitalisieren und Buchhaltung automatisieren

Einleitung: Firmenkarten, Belege und Spesen – das tägliche Chaos im Büro

Wer im Finanzwesen eines KMU arbeitet, kennt das Spiel:

Rechnungen, Belege und Spesen trudeln aus allen Richtungen ein – per E-Mail, Foto, Excel-Liste oder sogar als zerknitterter Zettel im Kuvert.

Die Folge: unübersichtliche Freigabeprozesse, manuelle Nacharbeit in der Buchhaltung und fehlende Transparenz darüber, wo und wann Ausgaben tatsächlich entstehen.

Mit Odoo 19 ändert sich das jetzt grundlegend.

Denn mit der neuen Odoo Expense Card bringt Odoo erstmals eine vollständig integrierte Lösung, die Zahlung, Belegerfassung und Buchhaltung in einem System vereint.

Was ist die Odoo Expense Card?

Die neue Odoo Expense Card ist eine Firmenkarte, die über Stripe Issuing ausgegeben wird – physisch oder virtuell, auf Basis des Mastercard-Netzwerks.

Sie ist direkt in Odoo Expenses und Odoo Accounting integriert.

Das bedeutet:

Jede Kartenzahlung eines Mitarbeiters erzeugt automatisch eine Transaktion in Odoo – inklusive Händlerdaten, Betrag und Datum.

Der Beleg kann sofort hochgeladen und einer Kostenstelle oder einem Projekt zugeordnet werden.

Die Freigabe erfolgt im gewohnten Odoo-Workflow.

Keine getrennten Tools, keine manuelle Übertragung – alles geschieht in Echtzeit.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

💳 Physische & virtuelle Karten

• Ausgabe über Stripe Issuing (Mastercard)
• Sofortige Nutzung auch über Apple Pay und Google Wallet

⚙️ Regeln & Limits in Echtzeit

• Ausgabenlimits pro Mitarbeiter:in
• Händlerkategorien (MCC)
• Zeitfenster und Projektzuordnungen

📲 Automatischer Belegfluss

• Jede Transaktion erscheint automatisch in Odoo Expenses
• Belege können per Foto oder Scan ergänzt werden
• Genehmigungen erfolgen direkt in Odoo

🧾 Nahtlose Verbuchung in Odoo Accounting

• Automatische Zuordnung zu Konten und Journals
• Vereinfachte Abstimmung und Monatsabschlüsse
• Steuerkonforme Belegführung

🌍 Internationale Nutzung

• Skalierbar durch Stripe Issuing
• Mehrere Währungen und Länder werden unterstützt

Ab wann ist die Karte verfügbar?

Die ersten Rollouts der Odoo Expense Card haben in Europa begonnen.

Für Österreich ist die neue Funktion ab Oktober 2025 offiziell verfügbar.

Odoo erweitert die Verfügbarkeit schrittweise in weiteren Märkten, je nachdem, in welchen Ländern Stripe Issuing aktiv ist.

Warum das für österreichische KMU ein echter Gamechanger ist

Viele Unternehmen kämpfen heute mit dezentralen Spesen- und Buchungsprozessen.

Selbst moderne ERP-Systeme erfordern oft manuelle Nacharbeit, weil Firmenkarten, Belege und Buchhaltung nicht durchgängig integriert sind.

Mit der Odoo Expense Card wird dieser Bruch geschlossen:

✅ Weniger Zettelwirtschaft

Kartenzahlung → Belegfoto → Freigabe → Buchung. Fertig.

✅ Mehr Transparenz & Kontrolle

Budgetlimits, Zeitfenster und Händlerkategorien sorgen für Übersicht und verhindern Fehlausgaben.

✅ Schnellere Monatsabschlüsse

Automatisierte Zuordnung und Abstimmung reduzieren den Aufwand im Controlling deutlich.

✅ Einheitlicher digitaler Prozess

Alle Belege, Buchungen und Freigaben bleiben im System – papierlos und steuerkonform.

So integriert E&P Solutions die Odoo Expense Card in eure Abläufe

Als offizieller Odoo-Implementierungspartner begleiten wir österreichische KMU von der Konzeption bis zum Live-Betrieb.

Unser Implementierungsprozess umfasst:

1. Analyse & Pilotphase
   • Definition eurer Kartenrichtlinien (Limits, Genehmiger, MCC-Kategorien)
   • Abstimmung auf bestehende Kostenstellen und Projekte
2. Technische Einrichtung
   • Aktivierung in Odoo 19
   • Anbindung an Stripe Issuing
   • Anpassung der Journale, Konten und Benutzerrechte
3. Prozessdesign & Freigabeflows
   • Definition der Belegpflicht
   • Automatisierte Genehmigungen in Odoo Expenses
   • Integration in Reisekostenprozesse
4. Buchhaltungs-Setup
   • Zuordnung von Steuerschlüsseln und Abstimmungsregeln
   • Vorbereitung auf Vorsteuer- und Monatsabschlussprozesse
5. Rollout & Schulung
   • Ausgabe der Karten an Teams
   • Einbindung in Mobile Wallets
   • Schulung zu Best Practices bei Belegen
6. Monitoring & Governance
   • Regelmäßige Überprüfung der Budgets
   • Audit-Trails, Reports & Updates

Praxisbeispiel: KMU mit 25 Mitarbeitern

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen in Niederösterreich wickelte bisher alle Reisekosten manuell über Excel-Listen und Belegscans ab.

Durch die Einführung der Odoo Expense Card wurde:

• die Spesenbearbeitung um 65 % beschleunigt,
• der monatliche Abstimmungsaufwand um ca. 40 Stunden reduziert,
• und die Fehlerquote in der Belegerfassung nahezu eliminiert.

Besonders geschätzt wurde die Echtzeit-Transparenz: Jeder Ausgabenposten war sofort im System sichtbar – ohne Rückfragen oder fehlende Belege.

Voraussetzungen

• Odoo 19 (wegen der nativen Kartenintegration)

Fazit: Ein Meilenstein für automatisierte Finanzprozesse

Die neue Odoo Expense Card ist mehr als nur eine Firmenkarte.

Sie ist ein zentraler Baustein auf dem Weg zur vollständig digitalisierten Buchhaltung – ohne Papier, ohne Dritttools, ohne Medienbrüche.

Für Finanz- und HR-Teams bedeutet das:

• weniger Administration,
• mehr Kontrolle,
• schnellere Abschlüsse.

Odoo schließt damit die Lücke zwischen Zahlung, Beleg und Buchung – ein echter Quantensprung für KMU in Österreich.