Drei Kunden, drei Systemwechsel, nachvollziehbare Ergebnisse
Vom Absolventennetzwerk über eine österreichweite Fachplattform bis zum neu gegründeten Sportfachhandel: Hier steht, wie die Ausgangslage aussah, was wir umgesetzt haben, wie lange es gedauert hat und was sich danach messbar verändert hat. Keine geglätteten Erfolgsgeschichten, sondern drei Projekte mit Namen, Zahlen und Ansprechpartnern.
48 % weniger Verwaltungsaufwand: Wie der Alumni Club der FH OÖ seinen Vereinsbetrieb in einem System zusammenführte
Alumni Club der FH Oberösterreich: das Netzwerk der Absolventinnen und Absolventen, das ehemalige Studierende untereinander und mit ihrer Hochschule verbunden hält.
Das bisherige Vereinssystem wurde vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt und nicht mehr gewartet. Ein Weiterbetrieb war damit keine Option. Der Club stand vor einem vollständigen Systemwechsel, und zwar mitsamt aller über Jahre gewachsenen Mitglieder- und Buchhaltungsdaten.
Für einen Verein ist das ein empfindlicher Eingriff. Die Mitgliederdatei ist nicht irgendeine Datenbank, sondern die Substanz der Organisation: Kontakte, Zuordnungen, Beitragshistorien, gewachsene Verbindungen zwischen Jahrgängen. Ein Wechsel darf davon nichts verlieren und niemanden aus dem System fallen lassen.
Entsprechend sorgfältig wurde der Umstieg vorbereitet: Die Mitglieder wurden vorab mehrfach über Newsletter und die Website informiert, damit der Wechsel niemanden überrascht.
E&P Solutions migrierte zunächst sämtliche Altdaten sicher in eine neue Odoo-Umgebung. Erst danach begann die eigentliche Arbeit: den Verein Schritt für Schritt zu digitalisieren, statt das alte System nur eins zu eins nachzubauen.
- Finanzen im ERPDirekte Kontenanbindung, damit Ein- und Ausgänge sauber verbucht werden. Rechnungsstellung und Mitgliedsbeiträge laufen seither automatisiert über Abo-Modelle: Der jährliche Beitragslauf ist damit kein Projekt mehr, sondern ein Vorgang.
- Buchhaltung ohne MedienbruchStandardisierte Im- und Exporte der BMD-Daten, aus einem einzigen System heraus. Kein Sammeln, kein Nachformatieren, keine Zwischenliste.
- Neues Forum-ModulMitglieder tauschen sich über den integrierten Chatter aus, finden ehemalige Kolleginnen und Kollegen in der Datenbank und nehmen direkt Kontakt auf. Ein eigener Bereich erlaubt es Unternehmen, Mitglieder anzusprechen und Jobangebote zu platzieren. Aus der Mitgliederverwaltung wird damit ein aktives Netzwerk.
Heute läuft alles in einem System zusammen, mit messbarer Wirkung im Vereinsbüro und bei den Mitgliedern selbst.
Der Verwaltungsaufwand sank um 48 Prozent, weil Daten nicht mehr doppelt gepflegt werden und Im- und Exporte per Klick laufen. Für die Mitglieder halbierte sich der Zeitaufwand, um ihre eigenen Daten aktuell zu halten.
Der Effekt geht über die Verwaltung hinaus: Der Verein ist näher an die FH und ihre Studiengänge gerückt. Mitglieder bringen Verbesserungsvorschläge ein, geben Feedback und bleiben im Geschehen, ein spürbarer Gewinn für die Bindung zwischen Absolventen, Verein und Hochschule.
„Die neue Plattform ist moderner, übersichtlicher und, was mich persönlich freut, wieder näher an meine FH gerückt. Ich bin wieder mehr am Geschehen dabei, und das sehe ich als echten Mehrwert, für mich und den Verein."
Systemwechsel und neue Website in 90 Tagen, ohne einen Tag Ausfall
ReTurn: die zentrale Plattform für Restrukturierung und Turnaround in Österreich. Getragen wird die Plattform von führenden Beratungs- und Finanzhäusern, darunter KPMG, Deloitte, PwC, BDO, Raiffeisen, Sparkasse und KSV1870.
Auch hier wurde das bestehende System nicht mehr weiterentwickelt und musste abgelöst werden. Erschwerend kam der wertvollste Bestand der Plattform hinzu: eine umfangreiche Wissensdatenbank mit Unterlagen zu Vorträgen und Fortbildungen, die vollständig und sicher zu übernehmen war.
Bei einer Fachplattform ist genau dieser Bestand das Produkt. Jede Unterlage, die bei einer Migration verloren geht oder unauffindbar wird, ist ein Stück Nutzen weniger für die Mitglieder und lässt sich nachträglich kaum rekonstruieren. Gleichzeitig war der Webauftritt in die Jahre gekommen: Systemwechsel und Relaunch mussten zusammen gedacht werden, nicht nacheinander.
E&P Solutions setzte den kompletten Wechsel auf Odoo um: technisch wie im Auftritt, in einem Projekt.
- Sauberer SystemwechselVollständiger Transfer der Wissensdatenbank, dabei Bereinigung der Redundanzen und Doppelerfassungen aus dem Altsystem. Übernommen wurde der Bestand, nicht dessen Unordnung.
- Neue Website im neuen Corporate DesignEin moderner Auftritt mit deutlich verbesserter Benutzerführung, umgesetzt im selben Projekt und auf derselben Plattform wie das System dahinter.
- ExpertenbereichRestrukturierungsexpertinnen und -experten aus ganz Österreich sind auffindbar und direkt kontaktierbar. Das erhöht die Reichweite jedes einzelnen Experten erheblich und macht die Plattform für ihre Mitglieder unmittelbar nützlicher.
- Veranstaltungen aus einem SystemEvents, Einladungen, Newsletter und Anmeldungen laufen zentral über Odoo, mit gezieltem Customizing in Rechnungslegung und Expertenforum. Was vorher an mehreren Stellen gepflegt wurde, hat jetzt einen Ort.
90 Tage von Auftrag bis Go-Live, inklusive Datenmigration, Customizing und komplett neuer Website. Während der gesamten Umstellung gab es keine Ausfallzeit: Die Plattform war durchgehend erreichbar.
Für die Mitglieder ist der Unterschied im Alltag spürbar. Eine Veranstaltungsanmeldung dauert vom Aufruf der Seite bis zur fertigen Anmeldung höchstens 90 Sekunden. Dahinter liegt ein sauberer Datenbestand in einem System, ohne Doppelerfassungen und Altlasten.
„Top Partner für Systemwechsel! Die Datenmigration von unserem Altsystem und der Aufbau der neuen Website wurden in Rekordzeit umgesetzt. Die Herren sind kompetent, schnell und zuverlässig."
Von der grünen Wiese zur Ladeneröffnung in 14 Tagen: 10.000 Artikel, kein einziges Excel
TCH Sports: Sportartikelhändler, der Privatkundinnen und -kunden im Shop ebenso einkleidet wie Firmen und Vereine. Neugegründet, gestartet mit zwei Mitarbeitern.
Eine Neugründung auf der grünen Wiese: kein Altsystem, keine gewachsenen Daten, keine Migration, aber ein harter Engpass. Die Ladeneröffnung hing direkt am ERP-System. Ohne funktionierende Kassa, ohne eingespieltes Sortiment, ohne rechtskonforme Abläufe kein Verkauf.
Gebraucht wurde deshalb ein System, das zwei Dinge gleichzeitig leistet: sämtliche gesetzlichen Vorgaben im österreichischen Handel erfüllen, inklusive Registrierkasse und täglichem Kassaabschluss, und zugleich Lagerhaltung und Shopverkauf nahtlos verbinden. Und das alles nicht irgendwann, sondern bis zum Eröffnungstermin.
Was jeder Tag Verzögerung kostete, stand dabei von Anfang an fest: rund 500 Euro täglich. Ladenmiete und Mitarbeiterkosten liefen bereits, während ohne funktionierendes System kein einziger Verkauf möglich war. Nicht eine Hochrechnung entgangener Umsätze, sondern Fixkosten, die jeden Tag anfielen. Das war die Vorgabe, an der sich die Umsetzung messen lassen musste.
E&P Solutions baute die gesamte Systemlandschaft von Grund auf so, dass vom ersten Verkaufstag an alles zusammenspielt.
- Alles aus einem SystemOdoo Sales, Inventory, Point of Sale, Purchase, CRM und Website, integriert statt als Insellösungen. Ein Verkauf im Laden bewegt den Lagerbestand, ohne dass jemand etwas überträgt.
- Direkte Lieferanten-AnbindungDas System ist an jenes eines großen europäischen Sportartikelherstellers gekoppelt. Nachbestellungen stimmen automatisch überein, ein manueller Abgleich von Artikelnummern entfällt vollständig. Bei einem Sortiment mit Größen, Farben und Varianten ist genau das der Punkt, an dem ein Zwei-Personen-Betrieb sonst seine Zeit verliert.
- Gesetzeskonform ab Tag 1Täglicher Kassaabschluss gemäß österreichischer Registrierkassenpflicht, direkt integriert, nicht nachgerüstet.
- 10.000 Artikel von Beginn anDas gesamte Sortiment war zur Eröffnung sauber im System hinterlegt, inklusive Varianten und Verfügbarkeiten.
Voll betriebsbereit 14 Tage nach Auftragseingang, rechtzeitig zur Ladeneröffnung. 10.000 Artikel waren ab dem ersten Verkaufstag verfügbar, und im gesamten Betrieb kommt kein einziges Excel zum Einsatz: durchgängig ein System, ohne Medienbruch.
Bei 500 Euro laufenden Fixkosten pro Tag zahlte sich damit jeder eingesparte Tag unmittelbar aus, nicht über eine Amortisationsrechnung mit Jahreshorizont, sondern ab dem Eröffnungstag.
„E&P Solutions hat das System in Rekordzeit aufgesetzt und uns maximal unterstützt, damit wir den Laden so schnell wie möglich öffnen konnten. Die Eröffnung hing am ERP-System."
Warum Teile den Happy Path verlassen und wie man es in den eigenen Daten sieht
Automotive-Zulieferer, Oberösterreich: Serienfertigung von Aluminium-Gussteilen für namhafte Automobilhersteller, Drei-Schicht-Betrieb. Jedes Teil ist ab dem Guss über einen Data-Matrix-Code eindeutig nachverfolgbar.
Täglich werden 40 bis 50 Teile aus dem Prozess genommen: Ein Arbeitsschritt wurde ausgelassen, der Code ist nach der thermischen Behandlung nicht mehr lesbar, oder die digitale Qualitätskontrolle hat ein Teil weitergegeben, das nicht in Ordnung war. Drei bis vier Ursachengruppen, jede im Code als Regelverstoß hinterlegt.
Das eigentliche Problem beginnt danach. Die aussortierten Halbfabrikate liegen auf Paletten und finden nicht zurück in die Fertigungskette: Niemand weiß verlässlich, welche Station die richtige Anlaufstelle wäre. Der Ausfall wird am Wochenende mit Sonderschichten kompensiert. Die Frage lautete also nicht „wie viel Ausschuss haben wir", sondern: An welchen Stellen genau verlässt ein Teil den idealen Ablauf, und was passiert danach mit ihm?
Die Datengrundlage war bereits vorhanden, nur wurde sie nicht genutzt: An jeder Station wird der Data-Matrix-Code gelesen und um Informationen ergänzt: Identifikator, Start, Ende, Maschine und weitere Parameter, gespeichert im ERP- beziehungsweise Datenbanksystem. Damit liegen genau die drei Bestandteile vor, die Process Mining braucht: eine Fall-ID, Zeitstempel und die Aktivität selbst.
Ausgewertet wurden die Daten eines vollen Quartals aus dem Drei-Schicht-Betrieb, visualisiert mit dem Process-Mining-Werkzeug Disco. Vor der ersten belastbaren Auswertung stand allerdings die Bereinigung: Die Rohdaten enthielten Fehler aus den vorgelagerten IT-Systemen, mit denen jede Analyse ein falsches Bild ergeben hätte.
- Zeitstempel bilden nicht die Realität abWird mit unrichtig erfassten Zeiten weitergerechnet, ist das Analyseergebnis verzerrt, und zwar unbemerkt, weil die Auswertung trotzdem plausibel aussieht.
- Stationsbenennungen erzeugen einen falschen ProzessAktivitäten waren mit Arbeitsstationen, Buchungen und Lagerorten vermischt. Ohne Bereinigung hätte die Auswertung einen Ablauf gezeigt, den es so nicht gibt. Der zugrundeliegende IT-Fehler wurde im Zuge der Analyse aufgedeckt und benannt.
- Verbindliche Regeln statt einmaliger BereinigungDamit die Datenqualität nicht wieder abrutscht, gehört eine verbindliche Data-Management-Guideline dazu. Sonst ist die Auswertung nach einem halben Jahr wieder unbrauchbar.
Am Ende stand eine saubere Darstellung des tatsächlichen Produktionsablaufs auf Basis der bereinigten Process-Mining-Daten, nicht des angenommenen, sondern des gelebten, inklusive der Abweichungen vom Sollprozess. Daraus wurde ein Maßnahmenkatalog zur Senkung der Fehlerquote abgeleitet. Teile davon wurden umgesetzt.
Zwei Ergebnisse, die vorher nicht auf der Aufgabenliste standen: der aufgedeckte IT-Fehler in der Stationsbenennung, ohne dessen Korrektur jede weitere Auswertung in die Irre geführt hätte, und die Erkenntnis, wie weit dokumentierter und gelebter Ablauf auseinanderlagen.
Der übertragbare Kern für andere Fertigungsbetriebe: Die Daten, die für eine solche Analyse nötig sind, liegen fast immer schon vor. Was fehlt, ist selten ein neues System, sondern Datenqualität und die Bereitschaft, den echten Ablauf anzusehen statt den dokumentierten.
Wenn das Krankenhausinformationssystem alles protokolliert, aber nichts auswertbar ist
Brustkrebs-Früherkennung, Mammographie-Doppelbefundung: Forschungsarbeit an der FH Oberösterreich, Standort Hagenberg, gefördert vom Land Oberösterreich. Veröffentlicht auf der dHealth 2023 bei IOS Press, mit Andreas Erhard als Mitautor.
Medizinische Informationssysteme protokollieren praktisch jeden Vorgang: wer wann welchen Datensatz geöffnet, befundet oder weitergegeben hat. Für die Analyse von Behandlungsabläufen ist dieses Material trotzdem unbrauchbar, weil es nicht in einem Format vorliegt, mit dem Prozessanalyse-Werkzeuge arbeiten können.
Die Frage der Arbeit: Wie lassen sich diese Protokolldaten so aufbereiten, dass daraus ein auswertbarer Prozess wird, ohne die bestehenden Systeme umzubauen?
Entwickelt wurde ein Verfahren, das Ereignisse aus standardbasierten Protokoll-Repositories (HL7 FHIR AuditEvent) automatisiert in die beiden etablierten Prozessanalyse-Formate XES und OCEL überführt. Die Referenzimplementierung ist in Java geschrieben und offen verfügbar.
Erprobt wurde der Ansatz am Ablauf der Mammographie-Doppelbefundung aus dem österreichischen Brustkrebs-Früherkennungsprogramm, mit simulierten Ereignisdaten, nicht mit Patientendaten aus dem Echtbetrieb.
Aus den transformierten Protokolldaten ließ sich der Behandlungsablauf vollständig rekonstruieren und als Prozessmodell darstellen: von der Terminvergabe über Ankunft, Befundung und Korrekturschleifen bis zum abschließenden Patientengespräch, einschließlich der Abweichungen, die im Sollablauf nicht vorgesehen sind.
Damit ist gezeigt, dass Bestandssysteme ohne Umbau zur Datenquelle für Prozessanalyse werden können. Die Arbeit ist ein Machbarkeitsnachweis auf simulierten Daten. Reale Protokolldaten bringen zusätzliche Qualitätsprobleme mit, wie die Autoren selbst festhalten.
Bereit für die nächste Fallstudie?
Sagen Sie uns, wo Ihre Systeme Sie ausbremsen. In einem Erstgespräch von 30 Minuten sagen wir Ihnen ehrlich, was realistisch ist, wie lange es dauern würde und was sich damit ändert.