Wir automatisieren erst, wenn der Ablauf stimmt
Zuerst sehen wir uns an, wie bei Ihnen tatsächlich gearbeitet wird. Dann setzen wir KI genau dort ein, wo sie Arbeit abnimmt und sich rechnet. Läuft bei Ihnen schon ein System, binden wir dort an. Gibt es keines, sehen wir uns an, welches System zu Ihrem Anwendungsfall am besten passt.
Derselbe Ablauf, ohne das Abtippen dazwischen
Bevor wir über ein KI-Werkzeug sprechen, sehen wir uns an, was heute tatsächlich passiert: wo Daten zweimal eingegeben werden, wo aus einem Anruf ein Zettel wird, wo ein Bericht einen Tag Arbeit kostet. Erst danach setzen wir KI dort ein, wo sie Reibung wegnimmt.
| Prozessbereich | Heute | Mit KI im Ablauf | Wohin es fließt |
|---|---|---|---|
| Vertrieb und CRM | Anrufe werden mitgeschrieben, Anfragen später eingegeben, manche bleiben liegen | Die Anfrage wird im Gespräch erfasst, eingeordnet und zusammengefasst | Ihr CRM, Odoo oder ein anderes System |
| Finanzen und Buchhaltung | Rechnungen werden einzeln geöffnet, gelesen und abgetippt | Positionen werden ausgelesen und mit der Bestellung abgeglichen | Ihre Buchhaltung, Odoo oder ein anderes System |
| Lager und Logistik | Meldebestände werden nach Erfahrung oder aus einer Excel-Liste geschätzt | Der Nachbestellbedarf wird erkannt, bevor der Bestand ausgeht | Ihr Lagersystem, Odoo oder ein anderes System |
| Support und Service | Jedes Ticket wird gelesen und zugeteilt, auch die immer gleichen | Anfragen werden eingeordnet, wiederkehrende Fälle direkt beantwortet | Ihr Helpdesk, Odoo oder ein anderes System |
| Auswertung und Führung | Die Monatszahlen werden vor der Besprechung von Hand zusammengestellt | Die Zusammenfassung entsteht aus den Daten im System und wird geprüft | Ihre Auswertung, Odoo oder ein anderes System |
Das Thema ist bei uns systemunabhängig gedacht. Setzen Sie bereits ein System ein, binden wir dort an. Gibt es noch keines, evaluieren wir gemeinsam, welches System zu Ihrem Anwendungsfall passt, und bauen die Automatisierung darauf auf.
Sechs Module haben wir selbst entwickelt, für Automatisierung und KI in Odoo. Wir wählen also nicht nur aus, was es am Markt gibt, wir bauen die Teile, die fehlen.
Welcher dieser Bereiche kostet Sie am meisten Zeit?
Nennen Sie uns einen. Wir sehen uns an, was dort heute tatsächlich passiert, und sagen Ihnen, ob sich Automatisierung dafür rechnet.
Bereich für Bereich, nicht Werkzeug für Werkzeug
Kein allgemeiner KI-Vortrag. Wählen Sie einen Bereich, um zu sehen, was wir konkret prüfen und wie ein gutes Ergebnis aussieht.
Wie Anfragen heute hereinkommen, über Telefon, Formular oder direkt, wer sie einordnet und an welcher Stelle zwischen Erstkontakt und Angebot etwas liegen bleibt.
Ein Sprachassistent nimmt eingehende Anrufe an und erfasst das Anliegen. Ein zweiter Schritt entwirft das Angebot nach Ihrer hinterlegten Preislogik.
Jeder Anruf wird zu einem Datensatz im System und nicht zu einem Zettel am Schreibtisch.
Menge und Form der eingehenden Rechnungen, wie viele davon vor der Buchung durch eine Hand gehen und an welcher Stelle Zuordnungsfehler entstehen.
Belege werden ausgelesen, die Buchung wird vorgeschlagen und Abweichungen werden zur Prüfung markiert.
Die Buchhaltung prüft und gibt frei, statt zu erfassen.
Wie Nachbestellungen heute entschieden werden und wie oft es tatsächlich zu Fehlmengen oder Überbeständen kommt.
Nachfragemuster werden beobachtet und Bestellvorschläge erzeugt, bevor der Bestand ausgeht.
Nachbestellen wird zu einem Prüfschritt und nicht zu einer Gedächtnisleistung.
Ticketmenge, Reaktionszeiten und wie viele Anfragen tatsächlich wiederkehrend sind statt fachlich schwierig.
Eingehende Anfragen werden eingeordnet, wiederkehrende Fälle beantwortet und der Rest mit dem vollen Verlauf weitergeleitet.
Ihr Team verbringt die Zeit mit den Fällen, die einen Menschen brauchen.
Welche Auswertungen jeden Monat von Hand entstehen und wie viel Zeit das jemanden kostet, der Wichtigeres zu tun hätte.
Die Zusammenfassung entsteht direkt aus den Daten im System und wird von einem Menschen geprüft.
Der Bericht liegt vor der Besprechung vor und nicht in der Nacht davor.
KI beschleunigt jeden Ablauf. Auch den falschen.
Ein Ablauf, der nicht rund läuft, wird durch einen KI-Agenten nur schneller unrund. Deshalb gehen wir jedes Mal in dieser Reihenfolge vor.
Verstehen
Was heute tatsächlich passiert, Schritt für Schritt, und nicht das, was das Organigramm behauptet.
Vereinfachen
Schritte streichen, die es nur gibt, weil es immer schon so gemacht wurde.
Standardisieren
Ein einheitlicher Ablauf, damit die Automatisierung etwas Verlässliches vorfindet.
Digitalisieren
Der Ablauf wandert ins System und nicht nur das Papier drumherum.
Automatisieren
Hier kommt der KI-Agent dazu, erst wenn die ersten vier Schritte tragen.
Messen
Prüfen, ob tatsächlich Zeit gespart wird, und nachjustieren. Ein Agent ist nichts, was man einrichtet und dann vergisst.
- kontext analysieren
- prozess reduzieren
- regeln definieren
- eingabe automatisieren
- workflows verknüpfen
- ergebnisse auswerten
- Schritt 1 von 6
- Schritt 2 von 6
- Schritt 3 von 6
- Schritt 4 von 6
- Schritt 5 von 6
- Schritt 6 von 6
Diese Abläufe setzen wir heute um
Nicht der Anbieter zählt, sondern was am Ende läuft. Eine Auswahl konkreter Abläufe. Welche Technik dahinter arbeitet, entscheiden wir nach dem Anwendungsfall und unabhängig davon, welches System Sie einsetzen.
Anrufannahme und Terminbuchung
Eingehende Anrufe werden angenommen, das Anliegen wird im Gespräch erfasst und ein Termin direkt im Kalender oder im System eingetragen, auch außerhalb der Öffnungszeiten. Der Anrufer erfährt zu Beginn, dass er mit einem System spricht.
Anfragen am Telefon erfassen
Anfragen werden im Gespräch strukturiert aufgenommen, eingeordnet und als Datensatz angelegt, mit einer Zusammenfassung, bevor jemand zurückruft.
Termin- und Zahlungserinnerungen
Erinnerungen an vereinbarte Termine und an offene Zahlungen, an bestehende Kunden, die dem zugestimmt haben. Jedes Gespräch wird protokolliert und ins System zurückgeschrieben. Werbeanrufe ohne vorherige Einwilligung sind in Österreich nicht zulässig, deshalb bleibt Kaltakquise außen vor.
Rechnungs- und Belegverarbeitung
Eingehende Rechnungen und Lieferscheine werden ausgelesen, mit der Bestellung abgeglichen und zur Freigabe vorgeschlagen, statt einzeln erfasst zu werden.
Anfragen einordnen und beantworten
Eingehende Anfragen werden eingeordnet, wiederkehrende Fälle direkt beantwortet, schwierige Fälle mit dem vollen Verlauf an die richtige Person weitergeleitet.
Auskunft zu Bestellung und Retoure
Kunden erhalten Auskunft zu Lieferzeit, Status und Retoure, auch außerhalb der Öffnungszeiten und ohne Warteschleife.
Wie wir die Technik dahinter auswählen: Telefonie und Sprache sprechen für eine Sprachplattform, belegintensive Abläufe für eine Auslese-Engine, mehrstufige Abläufe im Backoffice für ein Automatisierungs-Framework. Diese Entscheidung nehmen wir Ihnen ab, mit offener Schnittstelle zu Ihrem System.
Ihr Ablauf ist nicht dabei?
Die Liste ist eine Auswahl und keine Grenze. Beschreiben Sie uns Ihren Fall, wir sagen Ihnen ehrlich, ob er sich für eine Automatisierung eignet.
Ein konkreter Plan statt einer Folie über KI-Transformation
So läuft die Erhebung bis zur Empfehlung ab, mit Prozessmanagement statt Bauchgefühl.
Auftakt
Gespräch mit den Verantwortlichen: welche drei bis fünf Bereiche kosten heute am meisten Zeit und was bedeutet Erfolg für Sie konkret.
Prozessaufnahme
Gespräche mit den Personen, die den Ablauf täglich machen, nicht nur mit der Führung. Schritt für Schritt: woher die Daten kommen, wohin sie gehen, welche Excel-Listen im Hintergrund mitlaufen. Dazu das Mengengerüst: Anrufe oder Rechnungen pro Monat, Bearbeitungszeit je Fall, Fehlerquote, Spitzenzeiten.
Bewertung und Reihung
Jeder erhobene Schritt wird nach Aufwand, also Zeit mal Häufigkeit, und nach Automatisierungspotenzial bewertet. Eine Nutzwertmatrix statt einer Bauchentscheidung.
Sollkonzept je Kandidat
Für jeden Kandidaten den Zielablauf skizzieren: was übernimmt das System, was bleibt beim Menschen, wo liegt der Übergabepunkt. Dazu die Anbindung an das System, in dem der Ablauf laufen soll.
Empfehlung für den Start
Auswahl des Kandidaten mit dem besten Verhältnis aus Aufwand, Risiko und sichtbarem Nutzen, mit Erfolgskriterien, die vor dem Start feststehen und nicht danach.
Plan für die Ausweitung
Reihenfolge der weiteren Kandidaten, Schulungsbedarf im Team und der Rhythmus, in dem gemessen wird. Das schließt an den sechsten Schritt unserer Vorgehensweise an.
Fragen, die in fast jedem Gespräch zu KI kommen
Sagen Sie uns, welcher Ablauf Sie heute am meisten Zeit kostet
Wir sagen Ihnen ehrlich, ob KI hier der richtige Hebel ist oder ob zuerst der Ablauf selbst an der Reihe ist.