Wie Ihre Prozesse tatsächlich laufen
Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Prozesse tatsächlich laufen. Nicht, wie sie im Organigramm stehen.
Evidenzbasierte Prozessanalyse heißt: Wir werten aus, was Ihre Systeme protokolliert haben, sprechen mit den Menschen, die den Prozess täglich fahren, und legen offen, wo Zeit und Geld verloren gehen. Verbessert wird mit Lean-Methoden und Six-Sigma-Disziplin. Am Ende steht eine Zahl, keine Vermutung.
Warum die meisten Prozessanalysen folgenlos bleiben
Am Ende steht ein Foliensatz. Darin ein Prozess, den im Workshop alle bestätigt haben und der so nie gelaufen ist. Die Sonderwege, Rückfragen und Nacharbeitsschleifen, die den eigentlichen Aufwand verursachen, stehen in keiner Zeichnung. Sie stehen in Ihren Systemen.
Wir nennen das den Schattenprozess: alles, was zwischen den offiziellen Prozessschritten tatsächlich passiert. Solange er unsichtbar bleibt, setzen Verbesserungen an der falschen Stelle an.
Zwei Wege zur Wahrheit über Ihre Prozesse
Ein Workshop erzählt Ihnen, wie der Prozess gedacht ist. Ihre Systemdaten zeigen, wie er gelaufen ist. Bei ERP, CRM oder Ticketsystemen liegen meist auswertbare Protokolldaten vor. Dann nutzen wir beides. Wo die Datenlage das nicht hergibt, sagen wir Ihnen das gleich zu Beginn und arbeiten klassisch weiter.
| Klassischer Prozessworkshop | Process Mining | |
|---|---|---|
| Datenquelle | Was die Beteiligten im Interview erinnern | Was die Systeme protokolliert haben |
| Vollständigkeit | Ein bis zwei Hauptpfade | Alle tatsächlich gelaufenen Varianten |
| Aufwand bei Ihnen | Hoch, viele Termine | Gering, Datenextraktion einmalig |
| Blinder Fleck | Ausnahmen, Nacharbeit, Umgehungen | Das „Warum“ hinter dem Verhalten |
| Stärke | Ursachen verstehen, Menschen mitnehmen | Ist-Zustand belegen und priorisieren |
Schematische Darstellung.
Auf der Zeichnung stehen zwei Wege. In den Daten sind es oft mehrere hundert.
Evidenzbasierte Prozessanalyse
Vier Bausteine, die aufeinander aufbauen.
Evidenz
Wir rekonstruieren aus den Protokolldaten Ihrer Systeme, wie der Prozess tatsächlich gelaufen ist: jede Variante, jede Schleife, jede Wartezeit. Kein Erinnern, kein Schätzen.
Kontext
Daten zeigen, was passiert. Warum es passiert, sagen die Menschen. In den Workshops klären wir, welche Umgehung Absicht war und welche eine Notlösung, die nie zurückgebaut wurde.
Wirkung
Verbessert wird mit Lean-Methoden und Six-Sigma-Disziplin. Nicht alles, was auffällt, lohnt sich. Wir priorisieren nach messbarer Wirkung, nicht nach Sichtbarkeit.
Verankerung
Ein Prozess, den niemand kennt, hält keine drei Monate. Schulung, Kennzahlen und eine Nachmessung gehören dazu, sonst war es ein Projekt statt einer Verbesserung.
Wie ein Projekt abläuft
IST-Analyse
Zuerst prüfen wir, ob Ihre Systeme auswertbare Protokolldaten liefern. Wenn ja, rekonstruieren wir daraus den tatsächlichen Ablauf. Wenn nein, erheben wir vor Ort. Beobachten und Messen, nicht Bewerten. Jeder untersuchte Prozess bekommt zusätzlich eine Reifegradstufe, eingeordnet in Anlehnung an ISO/IEC 33000.
Prozessworkshops
Gemeinsam mit Ihren Leuten ordnen wir das Bild ein: Was ist Engpass, was ist Symptom, was ist gewachsen und niemand hat es je hinterfragt. Priorisiert nach tatsächlicher Auswirkung.
SOLL-Konzept
Der neue Prozess, entworfen mit Lean und Six Sigma. Verschwendung raus, Qualität nachweisbar, Automatisierung genau dort, wo sie sich rechnet.
Umsetzungskonzept
Ein Fahrplan, mit dem gearbeitet werden kann: Reihenfolge, Verantwortlichkeiten, Aufwand, Kennzahlen. Auf Wunsch begleiten wir die Umsetzung.
Was Sie am Ende in der Hand halten
Eine Prozessanalyse sollte nicht in einem Foliensatz enden, den niemand wieder öffnet. Das hier ist auch drei Monate später noch brauchbar.
- Eine Ist-Prozesslandkarte, die zeigt, wie die Arbeit heute tatsächlich fließt
- Eine priorisierte Engpassliste, sortiert nach realer Auswirkung statt nach Bauchgefühl
- Eine Aufstellung von Verschwendung und Kosten: wo genau Geld verloren geht
- Einen SOLL-Prozess auf Basis von Lean- und Six-Sigma-Prinzipien
- Automatisierungsempfehlungen, begrenzt auf das, was sich tatsächlich rechnet
- Eine Vorher-Nachher-Kennzahlenbasis, damit die Verbesserung messbar ist
- Eine Einschulung Ihres Teams auf den neuen Prozess
- Einen schriftlichen Fahrplan für die nächsten Schritte nach dem ersten Erfolg
- Eine Reifegradeinstufung je untersuchtem Prozess, von Stufe 0 bis Stufe 5
Wo wir das einsetzen
Produktion & Fertigung
Die Optimierung des Produktionsflusses, die Maximierung der Maschinenverfügbarkeit sowie die Reduzierung von Ausschuss und Liegezeiten in der Fertigung stehen im Fokus.
Logistik & Lieferkette
Eine engere Lieferkette, automatisierte Bestellungen und eine bessere Bestandsplanung reduzieren Engpässe. Außerdem sinken so die Lagerkosten.
Verwaltung & Büroarbeit
Digitalisierung papierbasierter Büro-Workflows, Automatisierung von Genehmigungen und Weiterleitungen sowie Reduzierung manueller Tätigkeiten, die jede Abteilung verlangsamen.
E-Commerce & Vertrieb
Automatisierung von Bestellung und Auftragsabwicklung, damit das Verkaufsvolumen wachsen kann, ohne dass die manuelle Arbeit im gleichen Maß mitwächst.
Kundensupport & Service
Support-Tickets werden schneller bearbeitet und Serviceanfragen effizienter priorisiert, sodass Lösungen früher gefunden werden.
Bau & Handwerk
Digitale Tools für die Planung, Inventarisierung und Logistik auf der Baustelle ersetzen Papierunterlagen und die Koordination per Telefon.
Woran wir messen, ob es funktioniert hat
Jedes Projekt beginnt mit einer Basismessung. „Besser“ ist danach eine Zahl, die Sie nachrechnen können, kein Gefühl.
| Kennzahl | Was sie zeigt | Richtung |
|---|---|---|
| Durchlaufzeit | Wie lange ein Prozess von Anfang bis Ende dauert | ↓ sinkt |
| Kosten pro Vorgang | Was es tatsächlich kostet, den Prozess einmal zu durchlaufen | ↓ sinkt |
| Fehler- und Nacharbeitsquote | Wie oft etwas noch einmal gemacht werden muss | ↓ sinkt |
| Durchsatz und Kapazität | Wie viel Volumen der Prozess wirklich verträgt | ↑ steigt |
| Manuelle Stunden pro Woche | Zeit, die Ihr Team mit wiederkehrender Routinearbeit verbringt | ↓ sinkt |
Wo Ihre Prozesse heute stehen
Neben den Kennzahlen ordnen wir jeden untersuchten Prozess in eine Reifegradstufe ein. Wir orientieren uns dabei an ISO/IEC 33000, dem internationalen Rahmenwerk für Prozessbewertung. Die Einstufung sagt, wie verlässlich ein Prozess heute funktioniert, und sie macht sichtbar, welcher Schritt als nächster überhaupt sinnvoll ist. Einen Prozess auf Stufe 1 zu automatisieren bringt wenig, solange nicht klar ist, wie er läuft.
Unvollständig
Der Prozess ist nicht umgesetzt oder erreicht seinen Zweck nicht.
Durchgeführt
Der Prozess wird durchgeführt und erreicht seinen Zweck.
Gesteuert
Der Prozess wird geplant, überwacht und angepasst. Die Arbeitsergebnisse sind festgelegt und werden gelenkt.
Etabliert
Es gibt einen definierten Standardprozess, und der gelebte Prozess ist daraus abgeleitet.
Vorhersagbar
Der Prozess läuft innerhalb festgelegter Grenzen und wird über Kennzahlen gesteuert.
Innovierend
Der Prozess wird laufend weiterentwickelt, um auf veränderte Anforderungen zu reagieren.
Abgrenzung
Wir orientieren uns an diesem Rahmenwerk. Wir führen keine zertifizierten Assessments durch und stellen keine Zertifikate aus. Die Einstufung ist unser Befund und dient Ihnen als Ausgangspunkt und Vergleichsmaßstab für die Nachmessung.
Was Six Sigma damit zu tun hat
Six Sigma ist eine Methode, um Fehler und Streuung in Prozessen messbar zu reduzieren. Entwickelt wurde sie in der Fertigung, heute ist sie in Verwaltung und Dienstleistung genauso zu Hause. Wir setzen sie in der Verbesserungsphase ein. Die Analyse zeigt, wo es klemmt. Six Sigma sorgt dafür, dass die Verbesserung nachweisbar ist und nicht nur gefühlt.
Technologiegesteuert
Wir kombinieren die Neugestaltung von Prozessen mit der Automatisierung, die Ihre Systeme tatsächlich liefern können, und nicht nur mit einem neu gezeichneten Flussdiagramm.
Und wie geht es danach weiter?
Das entscheidet die Analyse, nicht der Verkauf. Eine Prozessanalyse endet bei uns mit einem von fünf Ergebnissen:
Wer das macht
Andreas Erhard, BA, MSc, MBA
Prozessmanager, Lean Six Sigma Green Belt und Yellow Belt. Publiziert zu Process Mining an der FH Oberösterreich.
Prozesse in seiner Laufbahn aufgenommen, dokumentiert und bewertet. In Interviews mit den Menschen, die sie fahren, und aus den Daten der Systeme, in denen sie laufen.
Peer-reviewed Publikationen zu Process Mining. Eine zur Bewertung von Datenqualität, eine zur technischen Aufbereitung von Prozessdaten.
Lean Six Sigma zertifiziert. Die Methodik, mit der aus einer Analyse eine nachweisbare Verbesserung wird.
Projekttypen aus der Praxis
Fragen, die uns fast immer gestellt werden
Reden wir über Ihren Prozess
Ein kostenloses Erstgespräch, 30 Minuten. Wir hören uns an, wo es klemmt, und sagen Ihnen ehrlich, ob eine Prozessanalyse das richtige Mittel ist.